Jak można polepszyć działanie naszego przedsiębiorstwa? Czasami są dobre najprostsze rozwiązania


Czymś często spotykanym w firmach polskich oraz tych z zagranicy jest papierowy obieg faktur. Czy ten sposób coś dobrego czy może istnieją inne, bardziej efektywne i ekonomiczne sposoby?
Bardzo często faktury trafiają do kancelarii lub są zostawiane w sekretariacie, tam są zaś opisywane, zaś następnie kierowane są do działu księgowości, gdzie następuje ich księgowanie i płatność. Nawet jeśli faktura będzie dostarczona najpierw do działu księgowości, to i tak musi zostać opisana oraz zatwierdzona przez dział merytoryczny. Papierowy obieg faktur sprawia, że faktury giną, albo są zbyt długo przetrzymywane, przez to krążą kilka razy po firmie. Dział księgowości dosyć często nawet nie wie o tego typu fakturach, a w konsekwencji i tak jest odpowiedzialny za opóźnienia w spłacie i karne odsetki.

Kalkulator, dokumenty i okulary
Author: reynermedia
Source: http://www.flickr.com
To także ma wpływ na problemy z prawidłowym obliczeniem podatku dochodowego albo podatku od towarów oraz usług. Żeby więc zażegnać te problemy wciąż większa liczba przedsiębiorstw decyduje się na przyjęcie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur zakupu. Dokumenty te, jakie są przysyłane do firmy są sortowane oraz skanowanie. Dedykowane oprogramowanie odpowiada za odczytanie informacji z zeskanowanej faktury - sprawdź, jakie usługi oferuje Efematic. Do tego celu wykorzystywana jest technika OCR, jak również ICR. Obie są odpowiedzialne za rozpoznawanie znaków. System prezentuje skan dokumentu, a także dane, które są wcześniej weryfikowane przez odpowiednie algorytmy sprawdzające . Umożliwia to także ręczne korygowanie takich danych. Skuteczność szybkiego czytania tych danych ze skanu dokumentu za pierwszym razem może przekroczyć aż dziewięćdziesiąt procent.




Skan tego typu faktury może bezpośrednio trafiać do systemu finansowo-księgowego lub też elektronicznego obiegu. Taki program wprowadza coraz więcej firm, gdyż gwarantuje on efektywność obsługi oraz bardzo dobre wyniki każdego działu. To niesamowicie ważne, gdyż dobra efektywność poszczególnych działów, to jednocześnie dobre funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Ma to wpływ na każdy szczegół, nawet ten mały, który jednakowoż ma wielki wpływ na pracujące w firmie osoby. Kto by nie chciał być w firmie, w której czuje się dobrze, jest usatysfakcjonowany z wykonywanych zadań? Tak właśnie mają się firmy, w jakich funkcjonują innowacje, jak elektroniczny obieg faktur.

Tags: obsługa, dokument, Księgowość